L’hackathon nasce come evento competitivo al quale partecipano esperti di diversi settori: sviluppatori di software, programmatori, grafici e web designer, ma anche esperti di altre discipline dalle strategie di impresa allo sviluppo di startup e nuovi business. L’obiettivo è quello di sviluppare in tempi rapidi nuove soluzioni per finalità lavorative, didattiche o sociali.
Ora arriviamo all’Hackathon che ha visto protagonista la nostra azienda e in particolar modo il nostro collega, Carlo Levis, che da quasi 22 anni lavora in Scp si occupa di sviluppo software e gestione Elettronica dei Documenti.
- Ciao Carlo, cosa prevedeva l’Hackathon al quale hai partecipato e quale società lo ha organizzato?
L’Hackathon al quale ho partecipato ha avuto origine da un’iniziativa tecnico commerciale di ADIUTO, società di cui siamo partner, specializzata nello sviluppo di soluzioni di Gestione Documentale (DMS) e digitalizzazione dei processi aziendali (BPM).
L’evento puntava a raggiungere due obiettivi:
- implementare la conoscenza tecnica attraverso dei percorsi formativi avanzati, per far maturare nuove competenze sulle funzionalità di alto livello della soluzione Adiuto;
- stimolare la condivisione di progetti e nuove idee di sviluppo tra i partner, al fine di ampliare l’offerta di servizi verso i potenziali clienti.
- Chi poteva partecipare all’Hackathon? Lo sviluppo richiesto era uguale per tutti i partecipanti?
Il progetto Hackathon era rivolto alle aziende partner tecnici di Adiuto, ossia quelle aziende che oltre a vendere il prodotto hanno le competenze per effettuare le attività tecniche di installazione, configurazione, analisi di soluzioni verticalizzate e personalizzate, formazione al cliente e avviamento della soluzione
Ogni partner Adiuto aveva la libertà di scegliere se proporre un progetto reale, già in essere con un cliente, anche concluso, oppure se impegnarsi in uno sviluppo prototipale e presentare la soluzione in occasione di questo evento.
Noi abbiamo scelto di partecipare con lo sviluppo di un progetto reale, per realizzare la richiesta specifica di un cliente. Il progetto riguardava una società pubblica italiana che gestisce infrastrutture viarie e servizi.
Il nostro cliente era intenzionato a rafforzare la Mission aziendale attraverso un progetto che potenziasse gli standard di sicurezza, affidabilità e monitoraggio, sia delle infrastrutture che del traffico.
- Quanto tempo hai avuto a disposizione?
L’Hackathon prevedeva 6 sessioni formative settimanali da completare prima dell’estate 2021. Da luglio ogni partner ha avuto circa 3 mesi di tempo per presentare la propria soluzione, che è stata valutata dai tecnici Adiuto e premiata nell’autunno 2021.
Il progetto vincente è stato proprio il nostro!
- Il progetto reale che hai portato all’Hackathon quali problematiche doveva risolvere?
L’azienda cliente già utilizzava la piattaforma Adiuto per gestire diversi processi documentali interni, la problematica affrontata in questo contesto ha riguardato la codifica e l’automazione della gestione documentale in ambito di qualità e di sicurezza.
La necessità del cliente era quella di poter gestire e distribuire i “Documenti dei Sistemi di Gestione Integrato”, relativi all'ambiente, alla qualità, alla sicurezza, alla sicurezza stradale, alla privacy, in modo totalmente digitale, ai gruppi di utenti interessati in riferimento alla loro competenza.
A fronte di ogni assegnazione fatta agli utenti era necessario tracciare la data di assegnazione e quella di avvenuta visualizzazione tramite la funzione workflow di Adiuto.
C’era inoltre l’esigenza di gestire e distribuire le nuove versioni per ogni documento e il ritiro automatico della versione precedente, memorizzando la data del ritiro.
Il personale dell'Ufficio Sistemi di Gestione chiedeva di poter monitorare la situazione relativa alle assegnazioni in modo da sapere chi ha visualizzato i documenti assegnati e chi non li ha ancora visualizzati. Inoltre doveva poter avere l’accesso a tutte le versioni dei documenti, sia quelle in uso che quelle obsolete o ritirate, mentre, gli utenti destinatari potevano avere accesso soltanto all’ultima revisione di ogni documento che ha come stato “In Uso”.
- La soluzione che hai sviluppato come ha risposto alle richieste del progetto?
Attraverso la piattaforma Adiuto, già utilizzata per altri processi aziendali, i Responsabili sono in grado di
- gestire e distribuire i documenti dei Sistemi di Gestione e le successive versioni senza la necessità di configurare altri software;
- consultare la situazione delle visualizzazioni dei documenti distribuiti per verificare velocemente chi ha aperto o meno i documenti;
- consultare le date delle diverse versioni e le date dei ritiri. È stato inoltre gestita una configurazione che assegna un colore diverso in relazione allo stato di ciascun documento e che ne facilita l’individuazione.
Anche gli utenti destinatari dei documenti sono agevolati nel gestire le informazioni attraverso un unico strumento centralizzato, già in uso per tutti i workflow aziendali.
C’è la garanzia inoltre che gli utenti destinatari vedano soltanto l’ultima versione dei documenti a loro assegnati, è inibita la possibilità di accedere alle versioni ritirate oppure ai documenti non assegnati.
- Hai avuto “difficoltà” nell’affrontare il progetto, o ti sei sempre sentito sicuro di portarlo a termine nei tempi richiesti, centrando gli obiettivi del cliente?
La gestione delle tempistiche è sempre stata controllata e monitorata con la direzione dei Sistemi Informativi del Cliente: sono state gestite puntualmente le criticità e in particolare le priorità che man mano il cliente ci suggeriva.
L’ottima gestione della comunicazione con gli uffici operativi, unita alla collaborazione costante della direzione del progetto con il coordinamento dei Sistemi Informativi del cliente, ha permesso di tenere sotto controllo l’evoluzione dei lavori, stabilire le priorità, pianificare le attività di sviluppo e di implementazione, rispettando pienamente tutte le aspettative e la scadenza prevista.
Un motivo di orgoglio per tutta Scp
La realizzazione di questo progetto è motivo di orgoglio non solo per Carlo ma per tutto il personale di Scp: ci ha portato alla vincita dell’Hackathon e ci ha fatto comprendere ancora di più il valore e la qualità delle competenze dei nostri colleghi, capaci di raggiungere livelli sempre più alti di professionalità, in linea con le richieste sempre più specializzate dei clienti.
